Dokumentmanagement im Einzelhandel

Ein typisches Beispiel für den modernen Einzelhandel sind heute nicht mehr nur unbedingt Geschäfte mit einer physischen Basis, viele von ihnen haben mittlerweile auch eine Online-Existenz, über die sie zumindest einen Teil ihrer Kundengeschäfte abwickeln. Das Internet hat sich dabei als eine bequeme Methode dafür herausgestellt, die Kunden schnell über neueste Produkte und Angebote zu informieren, und ihnen außerdem den kauf von Objekten zu ermöglichen, für die man keine Anreise von mehreren Stunden Autofahrt unternehmen würde. Fast jeder Tante Emma-Laden an der Ecke kann heute so, zumindest theoretisch und mit der richtigen aktenverwaltung, einen weltweiten Kundenstamm gewinnen und damit sein Geschäft vervielfachen.

Ein gutes Beispiel für einen solchen Laden, der sich von einem Straßengeschäft mit einer angeschlossenen Ideenwerkstatt innerhalb kurzer Zeit zu einem gefragten Modelabel für Kinder mit einer erfolgreichen Internet-Präsenz entwickelt hat, ist Tim-und-Lucy. Die beiden Designerinnen haben ihr Geschäft weiterhin in Düsseldorf und entwerfen dort auch die Kleidungsstücke für ihren Vertrieb, der Kundenstamm ist aber mittlerweile international. Dies zeigt sich in einer großen Galerie von Fotos von Kunden, die diese selbst von sich gemacht und dann eingeschickt haben, nun von allen Besuchern der Webseite in der Shirt Community zu sehen. Mit Kunden von Portugal bis Shanghai, von Kreta oder Hong Kong bis New York, von Russland bis nach Südafrika, zeigt sich der Erfolg, den man auch mit einem kleinen Laden, aber einem tollen Produkt, haben kann.

Das tolle Produkt sind in diesem Fall handgefertigte Kinderkleider, die von Babykleidung wie Strampelanzügen, Hemden, kleinen Hose und Jacken bis hin zu Mode für größere Kinder wie Schlafanzüge, Hosen, Shirts, Jacken und Mäntel führt. Das kleine zusätzliche Extra aber, das diese Kinderbekleidung von derjenigen, die man in jedem anderen Laden kaufen kann, abhebt, ist, das man die Kleider mit dem Namen seines Kindes versehen lassen kann, in Handarbeit. Damit wird jedes einzelne dieser Kleidungsstücke zu einem persönlichen Unikat und damit zu etwas ganz Besonderem auch für das Kind.

Mit entscheidend zum Erfolg eines solchen Geschäfts ist aber immer auch die effektive Umsetzung der ursprünglichen Idee in ein Produkt. Zu viele junge Unternehmer sind zwar tolle Erfinder, aber leider schlechte Organisatoren. Gerade im Einzelhandel, mit seiner starken Konkurrenz und großem Preisdruck ist es oft schwer, sich durchzusetzen.

Eine große Hilfe ist deswegen, wenn man seine die archivierung akten durchführt und ein gutes System vor Ort hat, mit dem man frühere Kunden und Zulieferer schnell auffinden und erneut kontaktieren kann. Darunter versteht man zum Beispiel das ordentliche Verpacken der Dokumente, sowie den Transport zu einer sicheren Lagerstätte. Werden Akten dringend benötigt, dann kann man sie per Eildienst abholen lassen, so das die gesamte Archivierung zu einer nützlichen und platzsparenden Einrichtung zusätzlich zum eigenen Laden wird: die meisten Läden im Einzelhandel, besonders wenn sie zusätzliches Produktvolumen über das Internet vertrieben müssen, sind in der Regel knapp an Räumlichkeiten und alles, was Platz spart, ist mehr als willkommen.

Mit der richtigen Aufbewahrung von Unterlagen kann man auch gleich ein komplettes dokumentmanagement einrichten, das dann noch viel mehr umfasst. Häufig ist es nicht nur wichtig, Akten zu lagern, sondern auch, sie zu beschriften, beschreiben, suchen, lokalisieren und sie schließlich effektivem Zugriff zu unterziehen. Selbst in einem kleinen Einzelhandelsgeschäft können da schnell mehrere Kubikmeter Papier zusammenkommen, die ohne eine gute Organisation leicht zu einem chaotischen Durcheinander werden, in dem die Information, nach der man sucht, wie eine Nadel in einem Heuhaufen versteckt ist. Bei solch einer Menge an Papier kann man leicht in Sorge geraten, ob eine Service-Firma, die sich darum kümmert, nicht schnell preislich in einen Bereich vordringt, in dem diese Lösung nicht mehr preisgünstig genannt werden kann. Mit einer Option wie 'Pay-As-You-Go', bei der nur der tatsächlich verbrauchte Platz angerechnet wird, hat man aber immer noch eine sehr kosteneffiziente Lösung zur Hand.

Steigt die Menge an Dokumenten aber dramatisch an, dann gibt es weitere Möglichkeiten, wie man seine Unterlagen gut archivieren kann: dadurch, das man alle der wichtigen dokumente scannendokumente scannen lässt, kann man sie nun in elektronischer Form speichern, was nicht nur Platzvorteile bringt, sondern sie gleichzeitig sehr viel einfacher zugänglich macht, entweder, indem man sie aus der Ferne abruft, oder sie in der eigenen Firma am Computer als Template verwendet und sie immer wieder aufs Neue verwenden und abändern kann. Das macht die Arbeit im Büro sehr viel schneller und praktischer, und der Zugewinn an Produktivität kann sofort dafür genutzt werden, das man sich auf sein Produkt und die Kunden konzentriert, anstatt seine Zeit mit Sekretariats-Arbeit zu verbringen.

Informationen und Unterlagen in digitaler Form eignen sich auch sehr gut für externe datensicherung, bei der die gesamte Datenmenge auf geeigneten Datenträgern, wie zum Beispiel Magnetband-Rollen, abgelagert wird. Damit kann man immer noch auf die Daten zugreifen, weiß aber gleichzeitig, das die kostbaren Kundenlisten oder andere, geschäftskritische Informationen sich nicht nur in physischer Form an einem einzelnen Platz befinden, wo sie leicht durch Feuer, Wasserschaden oder andere natürliche Umstände beschädigt oder gar zerstört werden könnten. Bei der Lagerung von Dokumenten mit einer solchen Bedeutung für das Geschäft ist auch die Sorge wegen Diebstahl durchaus legitim, gerade bei einem Geschäft im Einzelhandel, bei dem die Mittel und die Expertise für eine erstklassige Absicherung meist nicht gegeben sind. Bei einem professionellen Anbieter zur Archivierung von Daten kann man aber sicher sein, das Schutzmaßnahmen von höchster Qualität und auf dem letzten technischen Stand sind, und das das Gelände, auf dem sich die Lagerhallen für die Akten oder die Speichermedien für die elektronischen Daten durch speziell geschultes Wachpersonal geschützt sind.

Gerade im Einzelhandel, wie zum Beispiel einem Geschäft mit Online-Kunden, die dort mit der Kreditkarte bezahlen, ist aber nicht nur die Speicherung von Kundendaten und anderen Informationen ein Problem, oft kann ein professioneller Datenservice auch dabei behilflich sein, die Daten, die man aus Sicherheits- oder legalen Gründen löschen will, auch tatsächlich verlässlich vernichtet wurden. Dazu zählen zum Beispiel persönliche und finanzielle Kundeninformationen, bei denen man jedes Risiko vermieden muss, das sie in unbefugte Hände geraten. Für viele Geschäfte im Einzelhandel ist eine professionelle Rundum-Lösung für das Management ihrer Informationen ein unverzichtbarer Bestandteil ihrer Strategie, wie sie kosteneffektiv planen und damit der Konkurrenz immer genau das kleine Stück voraus sind, das den Unterschied zwischen finanziellem und geschäftlichen Erfolg oder Misserfolg ausmacht.

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